Грамотное резюме секретаря делопроизводителя

В настоящее время невозможно себе представить ни одного руководителя более-менее крупной фирмы, обходящегося в своей деятельности без секретаря. В компаниях с большим штатом сотрудников, наличием филиалов и представительств в разных регионах, активным ведением документооборота, как правило, имеется несколько взаимодополняемых должностей с четким разграничением обязанностей: секретарь, делопроизводитель, референт. В организациях поменьше, где важным фактором уменьшения производственных затрат на содержание штата сотрудников является совмещение ставок – секретарь становится универсальным работником, сочетающим в своей деятельности функции помощника руководителя, делопроизводителя и менеджера по кадрам.

Многие обязанности, возлагаемые на секретаря делопроизводителя, не прописаны в стандартной должностной инструкции, а определяются самим работодателем на основе особенностей функционирования конкретной организации. Тем не менее, некоторые общие положения о деятельности сотрудника в рамках подобной должности существуют, и их вполне успешно можно использовать при составлении резюме секретаря делопроизводителя.

Должностные обязанности секретаря делопроизводителя

Секретарь делопроизводитель играет важную роль в упорядочивании и систематизации деятельности не только непосредственного руководителя, помощником коего является, но и в организации обратной связи между начальником и подчиненными, исполнителями и заказчиками, обеспечении эффективного документооборота внутри фирмы и между ее структурными подразделениями. В связи с этим в его обязанности входят следующие пункты:

• ведение телефонных и личных переговоров с клиентами, прием входящей документации, факсов, телефонограмм и т.д., обработка и переадресация исходящих документов, доведение распоряжений непосредственного руководителя до сведения заинтересованных лиц;
• назначение и организация встреч руководителя с заказчиками, партнерами и сотрудниками фирмы;
• прием и регистрация посетителей с обеспечением их комфортными условиями во время ожидания, информирование по вопросам, находящимся в компетенции секретаря;
• ведение отчетной документации установленного образца, обеспечение документооборота в рамках действующего законодательства, создание архива документов, писем и т.д.

Как видно из вышеописанного функционала, спектр деятельности секретаря делопроизводителя достаточно разнообразен. Кроме исполнения означенных в этом перечне обязанностей, от секретаря, являющегося, по сути, лицом компании, требуется наличие таких качеств как:

• грамотная внятная речь, умение ясно излагать свои мысли;
• воспитанность, аккуратность, внимание к деталям;
• доброжелательность, толерантность, приятный внешний вид;
• знание делового этикета и этикета межличностного общения.

Требования к кандидату на должность секретаря делопроизводителя

Для того чтобы успешно справляться с тем объемом работы, которую предполагает подобная вакансия, кандидат на должность секретаря делопроизводителя должен обладать следующими характеристиками:

• знанием трудового и административного права, законодательных актов, необходимых при работе с документацией, специфики делопроизводства и архивного дела;
• уверенно владеть компьютером (стандартными офисными и специальными программами по документообороту);
• умением пользоваться офисной оргтехникой, проводить ее текущее обслуживание и замену расходных материалов.

Понимание критериев отбора кандидатов на должность секретаря может помочь претенденту составить грамотное резюме, способное привлечь внимание потенциальных работодателей и успешно трудоустроиться. Необходимо помнить, что первичное изучение резюме и отбор кандидатов для дальнейшего собеседования производится работниками кадровой службы фирмы, разместившей объявление о вакансии. Для того чтобы произвести благоприятное впечатление на рекрутеров и заинтересовать их кандидатурой автора документа, существуют определенные правила оформления самопрезентации.

Основные критерии оценки резюме работодателями

Как правило, рассмотрев резюме соискателя, работодатель может сделать предварительный вывод о том, подходит ли его автор для замещения вакантной должности. Конечно, этот вывод основан на субъективном впечатлении, которое производит резюме кандидата. Тем не менее, ответ на вопрос, будет ли получено приглашение для прохождения личного собеседования – во многом зависит от мнения рекрутера, проводящего первичный отбор кандидатов. Чтобы избежать негативного отношения к резюме, нужно помнить об общих критериях, по которым будет производиться его оценка:

1. объем документа (не более 2-х страниц);
2. оформление (в данном случае учитывается формат файла, шрифт, использование подзаголовков, выделение в тексте важной информации различными способами, и т.д.);
3. читабельность (четкое, лаконичное изложение информации, грамотность построения фраз и письменной речи, разделение информации на тематические блоки);
4. структурированность (наличие разделов и информационных блоков, расположенных в определенной последовательности).

Важным показателем, влияющим на впечатление рекрутера о кандидате, возникающее в процессе изучения его резюме, становится структура документа. При больших объемах работы по подбору персонала, неструктурированное резюме внимательно изучаться работниками кадровой службы не будет, поскольку важная информация окажется не на своих местах и увеличит время на ее обработку. Именно поэтому принято придерживаться традиционного порядка расположения разделов документа.

Основные разделы резюме

1. Раздел личной информации. Сюда относятся персональные данные, цель резюме, номер телефона и адрес электронной почты, желательный график работы и уровень заработной платы, на которую рассчитывает соискатель.
2. Раздел сведений об образовании. В этом пункте указывается имеющееся образование, форма обучения, специальность, дипломы и поощрения, сведения о курсах повышения квалификации и переобучении.
3. Раздел опыта работы. Здесь необходимо обозначить все места трудоустройства, начиная от последнего и продвигаясь к началу трудовой деятельности, должностные обязанности, а также результаты, достигнутые в периоды работы в перечисленных организациях.
4. Раздел дополнительной информации. В этом блоке предоставляется информация об имеющихся дополнительных знаниях и навыках, приобретенных претендентом на должность в процессе трудовой деятельности (владение специальными программами, иностранными языками, наличие водительских прав и личного автомобиля, загранпаспорта, возможность командировок). Кроме того можно указать семейное положение, отсутствие вредных привычек, перечислить личностные качества, способствующие успешному исполнению должностных обязанностей.

Заполнив документ, следует внимательно проверить правильность содержащейся информации, соблюдение очередности разделов, грамотность письменной речи. После этого можно высылать в адрес работодателя собственную самопрезентацию. Скачать образец резюме секретаря делопроизводителя можно по этой ссылке Образец резюме секретаря делопроизводителя.